Как автоматизировать систему управления. Success story – компания СОЮЗОПТТОРГ

Оптимальное распределение товара внутри филиальной сети – один из факторов успеха компании. На сегодняшний момент модуль «Управление межфилиальными перемещениями» запущен в тестовую эксплуатацию. «Клиент-Коммуникатор» предоставляет всю необходимую информацию для принятия решения, содержит всю историю запросов и статистику движения грузов

Центральный склад компании «Союзоптторг» расположен в Санкт-Петербурге. Часть грузов при этом приходит напрямую на склад в Москве. С этих двух складов товар распределяется по филиальной сети на основании еженедельных заявок руководителей филиалов.

Размещение заказов поставщикам происходит на основании планов продаж, сформированных менеджерами на основании анализа потребностей своих клиентов.

Как филиал делает заявку

Для того чтобы сформировать корректную заявку директору филиала необходимо владеть следующей информацией по товару:

• План продаж (Рисунок 1, нижняя левая таблица);
• Статистика продаж (Рисунок 1, верхняя левая таблица + расшифровка на отдельной вкладке);
• Остаток на складах филиала;
• Количество товара в пути;
• Информация по ближайшим приходам товара от поставщика под его филиал
  
• Есть ли запас товара на складах в Санкт-Петербурге и Москве;
• Сколько товара уже запрошено, уже подтверждено к отправке (хотим, дадут).

Для каждого товара формируется своя запись «заявки» (правая верхняя таблица), которая получает статус «не обработана».

Когда все товары обработаны, формируется печатная заявка, где указана дата и время формирования. Она отправляется в центральный офис с подписью руководителя филиала.

Рисунок 1. Управление перемещениями. Анализ плана продаж, остатков и движения товаров.

Рисунок 2. Карточка перемещения.

Рисунок 3. Печатная заявка на заказ товара

Как заявка обрабатывается

Эту задачу выполняет сотрудник центрального офиса, который видит в едином реестре все заявки от всех филиалов (и печатные оригиналы с подписью руководителей филиалов). Его задача - проставить подтвержденное количество, выбрать филиал отгрузки, тип склада и изменить статус заявки на «обработано ОК», либо отказать в отгрузке товара, либо выбрать статус «Ожидаем приход товара!.

После этого пользователи в филиалах видят, что подтвержденное количество заказанного товара автоматически переходит в колонку «дадут».

Для принятия решения по товару сотрудник центрального офиса необходимо знать:

• Остатки по всем складам;
• Планы этого филиала на этот товар (был ли он запланирован);
• Данные по приходам от поставщика;
• Статистика продаж по товару.

В условиях дефицита товара заявка не всегда может быть удовлетворена.

Для обработки заявок используется следующий интерфейс:

• Верхняя таблица – это строки заявок, созданные в филиалах.
• В нижней части вся информация по товару. На первой закладке собраны сводные показатели, а на остальных закладках – их более подробная детализация.

После того как заявка подтверждена, формируется печатная форма, на основании которой бухгалтерия делает документы на отгрузку, а склад готовит товар к отправке.

Когда товар отправлен, заявки получает статус «В пути». Когда же товар поступает на склад филиала, сотрудник центрального офиса видит соответствующее изменение статуса.

Права доступа настроены таким образом, что каждый филиал видит только свои планы, заявки, отгрузки. А сотрудник головного офиса обладает полной информацией.

Рисунок 4. Интерфейс для обработки заявок

Рисунок 5. Интерфейс для работы с состояниями заявок.

Компания «Союзоптторг» имеет несколько удаленных офисов, поэтому задача быстрого информирования всех сотрудников или отдельной группы была одной из первых, решенных на платформе «Клиент-Коммуникатор». Очень важным было не просто отправить сообщение, но и получить информацию о прочтении, а так же создать гибкий механизм для формирования групп рассылок.

Как объявления создают

Только у определенных пользователей есть право создавать объявления. Для них разработан специальный интерфейс «Мои объявления», в котором можно сформировать объявление, посмотреть историю ранее созданных с отметками тех, кто ознакомился, а кто нет.

При создании объявления указывается тема (выбор из списка) и маршрут (список получателей объявление). Можно выбирать из списка уже готовых маршрутов. Например: «все сотрудники», «технологи», «менеджеры по продажам», «директора филиалов», «все сотрудники Екатеринбурга».

Создание пути объявлении по маршруту автоматизировано (работает специальный триггер) - формируются записи в классе, где есть ссылка на сотрудника и на объявления. Именно эти записи попадают в интерфейс «Доска объявлений». При желании список получателей можно сформировать и вручную.

Отметим, что, как бывает в жизни, если в текст объявления вносятся изменения уже после его отправки по маршруту, то пометки о прочтении снимаются, и объявление заново рассылается всем получателям.

Часть объявлений получает специальный статус «в Архив» (=«да»). Объявления с такой отметкой обычно отправляют новым сотрудникам (вручную). Обычно это приказы и инструкции, не утратившие своей важности со временем.

Рисунок 6. Интерфейс «Мои объявления» для создания новых объявлений

Как объявления получают.

У каждого пользователя при загрузке КК открывается доска объявлений, которая содержит различную внутрикорпоративную информацию:

• Новости отрасли
• Приказы
• Информация по приходам контейнеров (которые иногда очень ждут!)
• Информация по отдельным продуктам
• Изменения в прайс листе
• и многое другое

Для пользователей все новые не прочитанные объявления автоматически выделяются красным цветом. После прочтения пользователь должен поставить галочку, что означает «ознакомлен и согласен». После этого объявление уходит в архив (откуда можем быть в любой момент «поднято»), а автор объявления всегда видит в едином журнале, кто и когда прочитал его объявление. Для быстрой навигации можно использовать контекстный поиск по текстам объявлений.

Предусмотрена возможность отметки особо важных объявлений статусом «избранное» - в этом случае они останутся на доске объявлений, выделенные желтым фоном.

Рисунок 7. Журнал объявлений

Рисунок 8. Карточка объявления

В работе компании «Союзоптторг» используется большой ассортимент ароматизаторов, и для того чтобы сформировать клиенту уникальное коммерческое предложение и подготовить коллекцию образцов требуется специальный инструмент

Принцип действия модуля будет понятен из пошагового описания:

Шаг №1. В первой таблице пользователь формирует заявку на образцы, где указывает клиента, контактное лицо и колонку прайса, цены которой будут автоматически выбраны из прайса и проставлены в коммерческое предложение.

Шаг №2. Менеджер задает условия поиска: ценовая категория, форма, растворимость, а также наличие на складе. Можно подобрать товары с фильтром по продукту клиента (куда будет использоваться ароматизатор). Выбранные позиции менеджер помечает мышкой.

Шаг №3. Пользователь нажимает кнопку выбрать, и выбранные позиции попадают в таблицу, где можно выбирать дозировку, указать в граммах вес образца и окончательно скорректировать цену.

Шаг №4. Распечатываем коммерческое предложение и/или заявку на склад для подготовки образцов.

Рисунок 9. Формирование заявки на образцы

Рисунок 10. Коммерческое предложение и/или заявку на склад для подготовки образцов.