Реестр контрагентов

Конфигурации:

КлиК: Комплексная конфигурация (Управление бизнесом) КлиК: Полиграфия и Сувенирный бизнес КлиК: BTL-агентство

Реестр контрагентов. Быстрый поиск. Фильтрация, группировка и цветовая индикация. Карточка контрагент. Возможность быстрого перехода к связанной информации Карточка контрагента. Анализ истории отгрузки продукции Отображение на карточке контрагента текущиего сальдо без необходимости открытия дополнительнх отчетов Вывод и анализ обоотно-сальдовой ведомости по контрагенту непосредственно из его карточки Возможность быстрой передачи контрагентов от одного сотрудника - другому Карточка контрагента как физического лица Возможность задавать задачу для группы контрагентов Возможность быстрого доступа к значительно упрощающим работу функциям, таким как "объединения контрагентов" и "анализ отгрузки" по выделенному контрагенту

1. Режим «Реестр контрагентов» 

В данном режиме отражен перечень всех контрагентов компании (контрагентами могут являться, например, клиенты, поставщики, конкуренты). В данном режиме можно просмотреть или зафиксировать контактные лица и юридические лица по контрагенту, задачи, договоры, продажи, все первичные документы, файлы, отрасли, в которых ведет свою деятельность контрагент, и иную информацию по контрагенту.

В правом верхнем углу интерфейса находятся три кнопки:

• Контактные лица
• Структура базы
• АВС – анализ
  

При нажатии на кнопку Контактные лица открывается режим Реестр контактных лиц, в котором отражены все контактные лица всех контрагентов и информация о них. 

При нажатии на кнопку Структура базы открывается режим, в котором можно провести анализ базы данных контрагентов по различным критериям. 

При нажатии на кнопку АВС – анализ открывается режим с одноименным названием, в котором отражен АВС – анализ контрагентов по сумме отгрузки и по сумме поступлений. 

2.1.1. Карточка «Контрагенты»

Карточка Контрагенты  отражает полную информацию о контрагенте. Через данную карточку вносятся и редактируются данные о контрагентах компании.

Данные о контрагенте расположены на двух вкладках: Основные сведения (сведения, которые дают общую характеристику контрагенту), Дополнительная информация (информация, которая используется нечасто, например, на данной вкладке можно указать отрасль контрагента).

На вкладке Основные сведения указываются основные данные контрагента: Наименование, тип, контакты и т.п.

На вкладке Дополнительная информация указываются данные о сегментации (отрасль, годовой оборот, количество сотрудников) и финансовые показатели. При этом отрицательные числа в финансовых показателях означают сумму долга контрагента. 

2.1.1.1.  Вкладка «Основные сведения»

На вкладке указываются следующие поля:

Наименование – в данном поле указывается краткое наименование контрагента, по которому в дальнейшем будет осуществляться поиск. Поле является обязательным для заполнения.

Тип контрагента - поле карточки определяет тип контрагента (клиент, поставщик, конкурент или др.).

Статус - поле карточки определяет текущее состояние данного контрагента. По умолчанию при создании карточки статус находится в состоянии «Потенциальный». Изначально определены четыре состояния: «Активен», «Заморожен», «Черный список» и «Потенциальный». При необходимости данный список может быть расширен добавлением новых записей.

Тип – в данном поле пользователь может указать тип контрагента (Мелкий оптовик, посредническая компания, розничная сеть, СМИ и т.п.).

Перспективность – пользователь может определить перспективность работы с контрагентом, изначально определены значения «Высокая», «Низкая», «Обычная».

Куратор – в поле указывается ФИО сотрудника, который будет являться ответственным по данному контрагенту. Если при создании карточки вы не указали куратора, то после ее сохранения в данное поле автоматически запишется ФИО текущего пользователя.

Город – наименование города контрагента. Выбирается из выпадающего списка городов. После выбора города, в полях Телефон, Телефон 2, Факс автоматически появляются коды этих городов.

Адрес – в поле указывается адрес, по которому можно найти контрагента.

Почтовый индекс – в данном поле указывается индекс для отправления корреспонденции контрагенту.

Почтовый адрес – в поле указывается адрес на который будет отправляться корреспонденция для контрагента.

Web адрес – в данном поле указывается ссылка на Web-сайт компании контрагента.

Телефон, Телефон 2, Факс – в данных полях указываются контактные телефоны и факс компании контрагента. Если до заполнения этих полей данными указать Город, то в этих полях автоматически появятся телефонные коды по указанному городу.

Электронная почта - указывается основной e-mail контрагента (корпоративная почта).

Примечание – любая дополнительная информация по контрагенту.

Основное юр. лицо – данное поле заполняется автоматически при добавлении к компании юридического лица с установленной галочкой Основное.

2.1.1.2.Вкладка «Дополнительная информация»

На вкладке указываются следующие поля:

Основная отрасль – наименование основной отрасли, в которой специализируется контрагент. Данное поле заполняется автоматически. Для того, чтобы поле заполнилось необходимо в Реестре контрагентов на вкладке Маркетинг – вкладка Отрасли заполнить отрасли, в которых работает контрагент и в той, которая является основной, поставить галочку Основная отрасль.

Количество сотрудников – в поле заносится количество сотрудников, работающих в компании контрагента

Годовой оборот – годовой оборот, получаемый контрагентом от своей деятельности

Сальдо (по клиенту) – в данных полях отображается задолженность контрагента (с НДС и без НДС), как клиента нашей компании (отгрузки, сумма которых рассчитывается по актам и накладным, - увеличивают дебиторскую задолженность, фактические оплаты – уменьшают ее). Значение данных полей рассчитывается автоматически.

Если значение отрицательное, это означает, что контрагент нам должен.

Если значение положительное– это означает, что мы должны контрагенту.

Сальдо (по поставщику) – в данном поле отображается задолженность контрагента (с НДС и без НДС), как поставщика нашей компании (принятые обязательства (Расходы. Обязательства) – увеличивают нашу задолженность, фактические оплаты по обязательствам – уменьшают ее). Значение данного поля рассчитывается автоматически.

Если значение положительное, это означает, что контрагент нам должен.

Если значение отрицательное– это означает, что мы должны контрагенту.

Сальдо (общее) – в данном поле отображается итоговая задолженность контрагента (и в качестве поставщика, и в качестве клиента).

Если значение отрицательное, это означает, что контрагент нам должен.

Если значение положительное– это означает, что мы должны контрагенту.

Идентификатор (код) – данное поле заполняется в том случае, если необходима интеграция с 1С.

2.1.2. Вкладки на интерфейсе режима «Реестр контрагентов»

Вкладки по контрагенту подробно отражают все взаимодействия, которые осуществлялись с контрагентом (контакты, продажи, договоры, первичные документы), а также представляют информацию о контактных и юридических лицах, об отраслях контрагента, содержат файлы и др. Данные вкладки находятся на интерфейсе режима Реестр контрагентов, ниже Таблицы контрагентов.

Перечислим все вкладки по контрагенту в следующей таблице (Таблица 2.1).

Таблица 2.1. Вкладки по контрагенту

Вкладка	Описание
Контактные лица	Вкладка отражает перечень контактных лиц, с которыми может вести взаимодействие компания. Через данную вкладку можно создать новое контактное лицо контрагента. При создании первого контактного лица контрагента оно становится основным контактным лицом контрагента. Основное контактное лицо на данной вкладке выделяется жирным шрифтом. Работа с контактными лицами описана в п.2.2.
Задачи	Через данную вкладку можно фиксировать задачи по контрагенту и отмечать, кто из сотрудников будет их выполнять. В качестве задач может выступать звонок, встреча или любое другое действие. Работа с задачами описана в п.2.3.
Юридические лица	Вкладка содержит перечень юридических лиц с детализацией по платежным реквизитам контрагента.
Продажи	На вкладке отражены все продажи по контрагенту. Через данную вкладку можно создать новую продажу, либо просмотреть уже существующую. Также через данную вкладку можно просмотреть отгрузки по контрагенту и оборотно-сальдовую ведомость (кнопки с одноименным названием). Работа с продажами описана в п.2.4.
Договоры	Вкладка представляет собой перечень всех договоров с контрагентом. Через данную вкладку фиксируются договоры, заключенные с контрагентом. Также через данную вкладку можно просмотреть отгрузку по контрагенту и оборотно-сальдовую ведомость (кнопки с одноименным названием). Работа с договорами описана в п.3.1.
Первичные документы	Вкладка содержит перечень первичных документов контрагента (акты, счета, накладные, счета-фактуры). Также через данную вкладку можно просмотреть отгрузку по контрагенту и оборотно-сальдовую ведомость (кнопки с одноименным названием). Работа с первичными документами подробнее описана в п.3.3.
Проекты	На вкладке можно просмотреть все проекты по контрагенту. Также через данную вкладку можно просмотреть отгрузку по контрагенту и оборотно-сальдовую ведомость (кнопки с одноименным названием). Работа с проектами подробнее описана в п.5.1

Принципы работы с некоторыми из вкладок аналогичны работе в соответствующих разделах (за исключением того, что на вкладках отображаются только объекты системы, связанные с текущим контрагентом, выделенным в таблице контрагентов.

2.1.3. Отгрузка по контрагенту

Режим Отгрузка по контрагенту может запускаться из вкладок Продажи, Договоры, Первичные документы, Документы режима Реестр контрагентов по соответствующей кнопке (Отгрузка по контрагенту)

Файлы	Данная вкладка отражает список файлов, которые прикреплялись к контрагенту (там может содержаться коммерческое предложение, прайс-лист, скан-копия реквизитов и т.п.)
ДДС	Движение денежных средств. На данной вкладке можно увидеть как фактические расходы, так и фактические поступления
Маркетинг	Данная вкладка разделяется на три вкладки: Отрасль (список отраслей контрагента с указанием сфер деятельности), Участие в мероприятиях (в какие мероприятия вовлекался контрагент, данные на этой вкладке заполняются автоматически системой при формировании других объектов системы), Инициативы с результатом (отражает перечень маркетинговых инициатив, в которых был задействован контрагент).
Типы цен	Вкладка отражает список типов цен с указанием периода их действия
Дополнительные контакты	На данной вкладке можно занести не ограниченное количество телефонов, ICQ, факсов и других контактных данных по контрагенту.

В данный режим попадают данные из подписанных актов и накладных. По умолчанию фильтр в данном режиме настроен на продукт и месяц, но при необходимости можно менять значения данного фильтра. Для этого, любое из полей расположенных в верхнем ряду (Наше предприятие – Сотрудник) можно брать мышкой и перетаскивать вниз, создавая необходимый фильтр. Любое из полей (или все поля сразу) Наше предприятие, Статья бюджета, Сотрудник можно перетащить рядом с полем Продукт или вместо него, а Год и День можно «подтащить» к полю месяц.

При двойном клике мышкой в области данных (по какой-либо сумме или количеству) открывается интерфейс с детализацией отгрузки.

Данный интерфейс предназначен только для просмотра данных, менять, добавлять, удалять из него информацию нельзя. Интерфейс отражает подробности отгрузки: когда, что, по какому документу, в каком количестве, на какую сумму, кому и другие данные по отгрузке.

2.1.4. Оборотно-сальдовая ведомость

Режим Оборотно-сальдовая ведомость может запускаться из вкладок Продажи, Договоры, Первичные документы, Документы режима Реестр контрагентов по соответствующей кнопке (Отгрузка по контрагенту), либо непосредственно из карточки Контрагенты (через ссылку «Оборотно-сальдовая ведомость» на Панели навигации).

В данный режим попадают данные из подписанных актов и накладных, а так же из фактических поступлений.

На панели фильтрации в данном режиме можно указать начало и окончание периода, если они не заданы, то будут отображены данные только за последние 3 месяца.

2.1.5. Структура базы контрагентов

Режим Структура базы контрагентов запускается по соответствующей кнопке в режиме Реестр контрагентов (Структура базы).

Данный режим представляет из себя OLAP таблицу, которая очень удобна для анализа и наглядна для понимания. В ней можно проанализировать количество контрагентов и приход денежных средств по ним по различным критериям. При открытии режима анализ настроен следующим образом: по отраслям в разрезе специализаций можно просмотреть, сколько контрагентов и какой приход денежных средств они обеспечили в какой-либо из отраслей. Параметры анализа можно изменить. Все поля, которые лежат на верхней линейке интерфейса: Страна, Город, Тип, Статус, По обороту, Размер, Наименование можно брать мышкой и перетаскивать в необходимое место. Настроить данный режим можно по-разному, все зависит от того, кому как удобнее анализировать.

Кликнув два раза мышкой в области данных OLAP таблицы (по количеству либо по приходу) откроется интерфейс, в котором можно будет просмотреть детализацию структуры базы контрагентов.

2.1.6. АВС - анализ

В данном режиме отражен АВС – анализ отгрузки и АВС – анализ поступлений по контрагентам. Анализ ABC - это способ исследования, заключающийся в разделении контрагентов на категории A, B и C, составляющие в структуре отгрузки и поступлений 70, 20 и 10% соответственно. ABC-анализ используется для ранжирования клиентов. Таким образом, с помощью данного интерфейса становится возможным оценить, какой контрагент наиболее важен для вашей компании и на кого из контрагентов следует делать наибольший упор.